PDO

Selama menjalankan roda organisasi selain membutuhkan pembagian kerja juga butuh tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan besar maupun kecil. Tujuan besar berupa tujuan organisasi umum yang tidak pernah berubah secara substansi sejak pendirian. Adapun tujuan kecil merupakan sub tujuan berupa penjabaran. Biasanya menjadi target pencapaian setiap periode atau tujuan-tujuan tiap program dan kegiatan.

Untuk meraih tujuan umum maupun sub tujuan tersebut ada langkah-langkah yang perlu dilakukan. Langkah tersebut adalah sebagai berikut.

i. Perecanaan

Perencanaan merupakan aktivitas meramal masa depan. Kita mereka-reka bentuk ideal seperti apa, membutuhkan apa saja guna kelangsungannya, apa saja yang bisa menghalanginya, dan sebagainya. Perencanaan berarti persiapan sebelum terjadi. Hal ini sesuai dengan pepatah lama mengatakan sedia payung sebelum hujan. Semakin matang rencana semakin baik, sehingga kita bisa sedia pawang sebelum hujan. Tidak sekedar antisipasi tetapi mengusir hambatan yang mungkin terjadi. Ketika kita berhasil merencakan, kita sedang merencanakana keberhasilan. Begitu juga ketika gagal merencanakan, kita sedang merencanakan kebaikan.

Di dunia barat, perencanaan sangat diperhatikan. Mereka memegang prinsip 3P, yaitu preparation perfect performance. Untuk mencapai penampilan yang sempurna butuh persiapan yang matang pula. Ketika kita berhasil merencanakan berarti kita sedang merencanakan keberhasilan. Begitu pula, ketika gagal merencanakan berarti sedang merencanakan kegagalan. Bila tujuan dianalogikan rumah, maka rencana adalah fondasinya. Dengan fondasi kokoh, rumahnya akan kokoh. Tapi kalau fondasinya rapuh, tak mungkin berdiri sebuah rumah yang baik. Rumah tersebut mudah roboh, tidak tahan lama, dan bukannya mengamankan penghuninya malah membahayakan penghuninya.

Perencanaan biasanya dijabarkan dengan rencana strategis (renstra). Bentuknya bisa disusun menjadi renstra jangka pendek (1 bulan, 3 bulan, atau 1 tahun) atau renstra jangka panjang (5 tahun, 10 tahun, atau 25 tahun).

Rencana strategis sebenarnya masih terlalu konseptual atau umum. Maka butuh penjabaran yang lebih kongkret dalam pelaksanaannya. Untuk itu perlu disusun arah kebijakan umum untuk seluruh organisasi dan arah kebijakan khusus untuk masing-masing bidang, divisi, atau departemen. Segala kegiatan yang akan dilaksanakan harus disesuaikan dengan arah kebijakan umum maupun khusus. Bila terdapat program dan atau kegiatan yang tidak sejalur dengan arah ini, harus disingkirkan untuk diganti dengan yang sesuai atau cukup memusatkan kinerja pada program dan kegiatan yang sesuai saja.

Perencanaan program dan kegiatan disusun secara periodik yang berbeda pada tiap organisasinya. Ada yang 5 tahun, 4 tahun, 2 tahun, bahkan 1 tahun. Hal ini tergantung masing-masing kebijakan organisasi yang disesuaikan dengan kondisi kaderisasi dan siklus program. Setiap penyusunan program pada periode-periode tertentu harus mempertimbangkan juga kinerja pengurus terdahulu. Jadi, tidak setiap ganti periode, ganti pengurus, ganti program. Langkah akan semakin mudah ketika program bersifat kontinyu dan bisa terus berkembang ke arah yang lebih baik.

Dalam penyusunan program dan kegiatan, perlu diperhatikan pengaturan waktu pelaksanaan. Pada satu periode, misalkan satu tahun, perlu direncakan kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan pada setiap bulannya dengan mempertimbangkan kemampuan dan kesempatan. Penyusunan tersebut mempertimbangkan pemerataan kegiatan-kegiatan selama satu periode, jumlah pengurus yang akan berpastisipasi aktif, pendanaan yang dapat dipenuhi, dll. Program yang memiliki pengaturan yang baik, tidak akan terkumpul pada awal periode saja ketika semangat-semangatnya, tetapi merata. Seluruh pengurus pun dapat terlibat secara aktif dan adil sebagai bentuk pembelajaran selam proses berjalannya organisasi. Dananya dapat disalurkan secara berimbang untuk semua kegiatan tanpa ada yang tertinggal.

Perencanaan mencakup juga aktivitas penganggaran atau aktivitas yang berhubungan dengan keuangan. Bentuk nyatanya bisa dilihat dalam penyusunan Rancangan Anggaran Pendapatan Belanja Organisasi. Biasanya disusun tiap-tiap periode. Walau dalam kepanitiaan sering disusun menjadi estimasi dana atau biaya kegiatan. Penyusunan anggaran merupakan prediksi kebutuhan keuangan dan reka-reka dari mana saja perolehan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Seringkali ada istilah “bahasa proposal”. Sudah menjadi rahasia umum bahwasanya penganggaran selalu menggelembungkan dana. Antara penyusun dan pembaca sama-sama tahu kalau ada “kebohongan”, sehingga tidak bisa dikatakan bohong, karena sudah sama-sama mengetahui. Besarnya bisa 10 %-50 % tergantung panitia dan penyusunnya. Prinsipnya adalah lebih baik sisa dari pada kekurangan. Hal ini sebenarnya tidak ada yang mengatur secara ketat. Hanya saja perlu menjadi catatan walau ada anggaran “bahasa proposal” tetap harus disusun anggaran kenyataan yang senyata-nyatanya. Kita tetap membutuhkan target minimalis untuk keberlangsungan organisasi atau kegiatan.

ii. Pembagian Kerja

Proses ini berhubungan dengan siapa melakukan apa. Pembagian kerja ini memungkinkan adanya penyusunan struktur atau kabinet kepengurusan atau pembentukan kepanitiaan suatu kegiatan. Ada yang menjadi ketua, sekretaris, bendahara, koordinator bidang, atau staf-staf. Perjalanan organisasi akan menjadi sinergi bila selama perjalanannya mengedepankan pembagian kerja yang proporsional. Penempatan atau penugasan diharapkan sesuai dengan minat, kapasitas, dan kesempatan seseorang. Bila ada yang memiliki kemampuan intelektual tinggi sebaiknya ditempatkan dalam bidang pengkajian ilmu pengetahuan, bila memiliki kemampuan kerohanian yang memadahi seyogyanya menjadi pengurus bidang pengembangan keagamaan, bila ada yang mumpuni kemampuan pelatihan alangkah baiknya diposisikan dalam bidang perkaderan dan atau pengembangan sumber daya manusia, dsb.

Permasalahan yang sering muncul adalah tidak tepatnya seseorang mendapatkan tugas. Apalagi jika organisasi yang kental budaya politisnya, biasanya yang menempati suatu bidang adalah tim sukses atau jatah yang sudah diplot-plot sebelumnya. Padahal orang yang ditugaskan belum tentu memenuhi kapasitas yang diharapkan. Boleh dikatakan penempatan lebih mengedepankan like and dislike dibandingkan dengan objektif terhadap kemauan dan kemampuan.

Selain itu, di berbagai organisasi yang belum mapan, sering pembagian kerja asal-asalan. Dalihnya adalah sudah ada yang mau saja syukur, urusan mampu atau tidak itu belakangan, yang penting ada yang menempati dulu. Kondisi ini memang dilematis, tapi tetap saja prinsip pembagian kerja harus dikedepankan. Walau sedikit harus dicermati tentang minat, kemampuan, dan kesempatannya. Siasatnya bisa dengan menambah porsi tugas masing-masing individu sekaligus mengurangi beban organisasi. Sedikit orang bisa tetap berjalan dengan baik asalkan menjadikan organisasi tersebut minimalis tapi konsisten.

Kerja tim selain berarti ada pembagian tugas, juga ada “subsidi silang”. Memang setiap bidang memiliki tugas masing-masing yang spesifik dan butuh tenaga tidak sedikit. Hanya saja butuh saling bantu lintas bidang. Kegiatan yang dilihat bukan dari bidang apa yang mengadakannya, tapi dari organisasi apa secara utuh. Tak peduli siapa dan apa bidang yang menyelenggarakannya. Perlu kerja khusus, tapi jangan lupakan umum. Harus saling bantu, tapi tugas sendiri sudah dipenuhi. Setiap bidang tidak akan mampu hidup dalam “kesendirian”. Kadang kala membantu, kala lain dibantu. Hasilnya semua kerja besar dapat dilaksanakan dengan lebih ringan karena didasarkan pada asas kesatuan dan kebersamaan.

Jadi, letak kebersamaan dan kekompakan tim menjadi prioritas utama untuk kesuksesan pembagian kerja. Pendelegasian yang sesuai akan menghasilkan motivasi kerja yang bagus, prestasi dan kecepatan menuntaskan tugas yang memuaskan, target-target pencapaian dapat terpenuhi, dan dapat menyuguhkan kegiatan yang tingkat kepuasannya tinggi alias sukses. Hal ini akan menjadi momok bila tidak dipenuhi. Aktivitas organisasi didasari ketidakrelaan, kerja seenaknya sendiri, tidak tuntas, dan acaranya berantakan.

iii. Pengendalian

Pengendalian merupakan bentuk pencegahan kegagalan sekaligus penanggulangan kegagalan. Maksudnya pengendalian merupakan persiapan menuju kesuksesan dengan memikirkan ulang apa-apa yang sudah dilakukan. Sudahkan sesuai dengan apa yang direncanakan apa belum. Kalau sudah, bagaimana meningkatkan kinerja selanjutnya. Kalau belum, bagaimana memperbaiki langkah tersebut dan seberapa cepat akselarasi yang dibutuhkan untuk mengejar ketertinggalan. Orientasi pengendalian adalah mempertahankan arah gerak organisasi supaya tetap pada rel yang menuju tujuan kegiatan maupun organisasi seperti semula.

Pengendalian berarti membutuhkan time schedule yang memuat target-target pencapaian pada suatu waktu. Target tersebut biasanya bertahap hingga hari H. Bila tahap pertama tecapai, tahap kedua, ketiga, dan selanjutnya baru bisa dimulai. Maka, target yang harus terpenuhi tersebut harus benar-benar dikawal supaya tercapai. Bahkan boleh dikatakan, tercapainya target adalah kunci kesuksesan organisasi. Apapun yang terjadi, bagaimanapun caranya, harus bisa. Setiap laporan bukan menyampaikan “akan melakukan…”, tapi melaporkan “sudah melakukan…”. Rapat berkali-kali tak akan berefek baik untuk organisasi bila hanya membahas dan membahas rencana. Tapi bahasan seharusnya adalah “hasil perlombaan” seberapa cepat dan baik seluruh elemen organisasi.

Aktivitas nyata untuk mengendalikan organisasi adalah meningkatkan komunikasi dan koordinasi. Komunikasi yang lancar menuntut adanya kelangsungan transformasi informasi dari seluruh pengurus. Bentuknya bisa berupa rapat, briefing, diskusi, telpon, atau sms-an. Semakin baik komunikasi, kecil kemungkinan terjadi miss comunication. Adapun koordinasi berupa upaya meningkatkan sinergitas kinerja seluruh elemen. Walau terpisah dalam berbagai tugas masing-masing, tapi harus disatukan dengan satu langkah, satu kata, dan satu nama, yaitu organisasi dan panitia itu sendiri. Apa yang dilakukan satu bagian adalah sesuai untuk semuanya. Bukankah hal yang lucu, semisal konsumsi mewah sekali padahal bendahara menyatakan kekurangan dana? Perlengkapan menyediakan 300 kursi padahal Humas hanya mengundang 100 undangan? Acara menyuguhkan band gaul yang terkenal dengan biaya mahal tapi sekretaris mengirim undangan ternyata salah jam?

iv. Penilaian

Penilaian cukup menjawab pertanyaan apakah kegiatan tersebut berjalan dengan baik atau justru kurang baik? Pertanyaannya hanya menyediakan dua opsi, baik atau kurang baik. Karena tidak layak ketika suatu organisasi atau kepanitiaan yang sudah sampai menyelesaikan hingga tahap penilaian tapi dikatakan buruk. Telah menyelesaikan adalah prestasi besar untuk dikatakan baik walau masih ada beberapa hal yang kurang di sana-sini. Apapun kekurangannya, sebaiknya kata-kata penilaian positif lebih sesuai dibandingkan hujatan. Hanya saja penilaian harus mengedepankan objektivitas atau melihat dan menilai sesuai dengan apa yang sebenarnya ada. Kita bisa saja meminjam sudut pandang pengamat dari luar organisasi untuk membantu proses penilaian objektif ini.

Penilaian merupakan proses analisis letak keunggulan kesalahan untuk diperbaiki agar tidak terulang kesalahan yang sama ketika melaksanakan program-program selanjutnya . Aktivitasnya berupa inventarisasi seluruh keunggulan dan kesalahan dari internal. Letak analisis ini meliputi dua hal, yaitu proses dan hasil. Penilaian proses organisasi berarti mempertimbangkan kendala-kendala yang menghambat selama perjalanan organisasi. Titik besar penilaian adalah seberapa banyak pimpinan belajar dari aktivitas organisasi. Adapun penilaian hasil menilik apakah capaian organisasi atau acara bisa memenuhi tujuan yang diharapkan. Selain itu, indikator lainnya bisa terpenuhi. Misalnya hasil postest, jumlah peserta, ketepatan waktu, antusiasme peserta, dll. Tak peduli apa saja kendala yang menghadang, yang dilihat hanyalah bagaimana hasilnya.

Diposkan oleh Hamdan Nugroho

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s